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Formulario W-4 Información para empleadores


Todos los empleados que trabajan en los EE. UU. Deben completar un formulario W-4 para que el empleador sepa cuánto debe retener del cheque de pago del empleado para los impuestos federales sobre la renta. El empleado debe indicar:

  • Estado civil
  • Número de asignaciones
  • Importes adicionales de deducción

La nueva ley de reforma fiscal (2017) y su efecto en los formularios W-4

La ley de reforma fiscal de 2017 ha realizado cambios importantes que afectarán la retención de empleados. Es posible que muchos de sus empleados quieran cambiar su formulario W-4 para evitar pagar demasiadas retenciones. El IRS ha emitido un nuevo formulario 2018 W-4, que actualmente se encuentra en estado propuesto y no debe utilizarse hasta que esté finalizado.

Cómo ha cambiado el nuevo formulario W-4

Algunos cambios anotados en el nuevo formulario 2018 W-4 son:

  • En la página de cálculos, los importes se modificaron en el artículo B, F y G.
  • En la hoja de trabajo, las Tablas 1 y 2 se cambiaron para reflejar los nuevos cronogramas de retención de impuestos federales.

¿Cuándo debe completarse un W-4 en el alquiler?

Un empleado debe completar el formulario al momento de la contratación antes de que se proporcione el primer cheque de pago. El IRS dice que los empleadores deben implementar un nuevo W-4 al comienzo del primer período de nómina que termina en o después del día 30 desde la fecha en que usted (el empleador) lo recibió.

Aquí hay un ejemplo. Josie te da un nuevo W-4 el 10 de noviembre; se le paga el 15 y el 30 de cada mes. Debe implementarlo a más tardar el 15 de diciembre de nómina. Por supuesto, es posible que pueda implementarlo antes, pero eso no es necesario.

Cambiando un W-4

Los empleados pueden cambiar las cantidades en un formulario W-4 en cualquier momento y con la frecuencia que lo deseen. Se debe seguir el requisito de la línea de tiempo de implementación anterior para los cambios así como para las nuevas contrataciones.

No hay límite de tiempo sobre la duración de la vigencia de un W-4; permanece vigente hasta que el empleado lo cambie. A la terminación, el W-4 continúa vigente para la retención de los impuestos FICA para los pagos realizados después de la fecha de terminación.

El W-4 más reciente debe ser firmado por el empleado y guardado en la carpeta de nómina del empleado para verificar el monto de la retención del impuesto federal sobre la renta.

Si un empleado desea hacer un cambio a un W-4 para obtener un bono u otro cambio de pago por única vez, debe avisarles lo suficiente para que puedan planear que el cambio W-4 esté en vigencia con la misma nómina que la bonificación.

¿Puedo aceptar formularios W-4 por teléfono o correo electrónico?

No, no puede aceptar información de un empleado sobre un formulario W-4 nuevo o modificado por teléfono o correo electrónico. La única manera de hacer un cambio es completando y firmando el formulario W-4 en persona o por correo.

Es posible que pueda aceptar información del W-4 de manera electrónica, a través de sistemas electrónicos que cumplan con las regulaciones del IRS.

Estados de los Estados Unidos y formularios W-4

Muchos estados de EE. UU. Utilizan su propia variación del formulario W-4 para registrar los montos de retención del estado. Y algunos estados no permiten la captura electrónica de información W-4. Consulte con el departamento de ingresos de su estado para obtener más información.

Problemas con las formas W-4

Un formulario W-4 puede no ser válido por varias razones, entre ellas, que carece de la información requerida, que no tiene una firma, o si el formulario ha sido alterado, o si el Si cree que un W-4 no es válido, debe continuar retener en base al anterior W-4. Si el formulario W-4 no válido es el primero, el IRS dice que debe retenerse como único con cero asignaciones.

Los empleados no pueden retener un porcentaje fijo o un monto en dólares. Deben usar tablas W-4 e IRS y métodos de retención.

Formulario W-4 Información para empleadores

FAQ - 💬

❓ ¿Quién debe llenar la forma W4?

👉 Un W4 es un formulario del IRS que utilizan los empleadores para recopilar información sobre sus empleados. Cuando consigues un empleo , sea temporal o de trabajo remoto , una de las partes del proceso de reclutamiento es completar el W4.

❓ ¿Qué es la planilla W4?

👉 El Formulario W-4 (SP) le indica a usted, como empleador, el estado civil, los ajustes por múltiples empleos, las cantidades de créditos, otros ingresos y deducciones del empleado, además de toda cantidad adicional a retener de la paga del empleado.

❓ ¿Cuándo se llena la W4?

👉 Más en Formularios e instrucciones (en inglés) Considere llenar un nuevo Formulario W-4 (SP) cada año y cuando su situación personal o financiera cambie.

❓ ¿Cuál es la diferencia entre la W2 y la W4?

👉 W2 vs W4: Comparación

W2 vs W4W4
PropósitoAyuda al empleador a determinar cuánto retener de los cheques de pago de los empleados para fines fiscales.
Llenado y envíoLo llena el empleado y se lo presenta al empleador.

❓ ¿Qué beneficios tiene la W4?

👉 El Formulario W-4 indica a su empleador que tantos impuestos le van a retener a usted de sus cheques de pago y enviarlos directamente al IRS (la oficina de los impuestos) y al estado. Esta retención de cada uno de sus cheques de pago, paga parte de los impuestos sobre sus ingresos anuales.

❓ ¿Cuántos dependes puedo poner en mi W4?

👉 Puede reclamar entre 0 y 3 asignaciones en el formulario W4 IRS de 2019, según para qué sea elegible. Por lo general, cuantas más asignaciones reclame, menos impuestos se retendrán de cada cheque de pago. Cuantas menos concesiones se reclamen, mayor será el monto de la retención, lo que puede resultar en un reembolso.

❓ ¿Qué es estar exento de retención?

👉 Si estás exento de retención - queriendo decir que no pagastes impuestos sobre los ingresos el año paso y no esperas deber ninguno este año - puedes escoger que no te retengan impuestos de tus ingresos.

❓ ¿Qué hago si mi empleador no me da mi W2?

👉 Si no recibe su formulario W-2 antes del 31 de enero, el Servicio de Impuestos Internos (IRS, sigla en inglés) recomienda que contacte a su empleador. Si eso no funciona, siga estos otros pasos del IRS para asegurarse de poder presentar su declaración de impuestos a tiempo.

❓ ¿Qué estado civil deducir más impuestos?

👉 El estado civil de cabeza de familia (HOH, por sus siglas en inglés) le permite presentar a una tasa de impuestos más baja y a una deducción estándar más alta que el estado civil de soltero.

❓ ¿Quién puede ser mi dependiente?

👉 Relación: Debe ser tu hijo, hijo adoptivo, niño en cuidado temporal, hermano o hermana, o un descendiente de uno de estos (nieto o sobrino). Residencia: Deben tener la misma residencia por más de la mitad del año.

❓ ¿Qué impuestos se pagan en Estados Unidos 2022?

👉 Si eres soltero y estás en la categoría del 22% para el 2022, no pagarás 22% sobre todos tus ingresos tributables. Pagarás el 10% sobre el ingreso tributable hasta $10,275, el 12% sobre el monto entre $10,275 y $41,775, y el 22% sobre el ingreso por encima de ese nivel (hasta $89,075).


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