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Consejos para escribir cartas de agradecimiento para un mejor donante

Nunca puedes decir gracias demasiado bien o muy a menudo


Dando las gracias a un donante termina una transacción pero construye un puente para el apoyo futuro y un compromiso más profundo. Hágalo bien, y está en camino al éxito de recaudación de fondos en el futuro.

Aquí hay diez consejos para hacer que la carta de agradecimiento sea la correcta.

  • 01

    Consíguelo en el correo rápido

    Buzones, Providencia, Rhode Island

    Cuarenta y ocho horas es un cambio ideal para una carta de agradecimiento. Si eso es imposible, intente no más de una semana. Desea que el donante recuerde que hizo la donación para que su agradecimiento refuerce su acción y lo recompense por dar.

    Obtener la carta allí rápidamente hará que el nombre de su organización se quede en la mente del donante, le asegure que recibió la donación e impresionó con su eficiencia y consideración.

    Incluso los donantes en línea deben recibir una carta de agradecimiento por correo, pero eso es costoso, y muchas organizaciones sin fines de lucro se están moviendo en línea lo más posible. En ese caso, asegúrese de que su donante en línea no haya recibido un recibo por correo electrónico. Tómese el tiempo para personalizar un correo electrónico de agradecimiento y conviértalo en algo memorable.

    Repasar las mejores prácticas para cartas de agradecimiento enviadas por correo electrónico. En las casillas de correo electrónico completas, su carta de agradecimiento puede pasar inadvertida, así que preste atención a su línea de asunto y asegúrese de que la línea "de" identifique claramente a su organización.

    Hay muchos obstáculos para agradecer a un donante por correo electrónico que podría olvidar. Debe permanecer fuera de la carpeta de SPAM, captar la atención del donante y atraerlo para que abra el mensaje. No permita que la facilidad y el costo relativamente bajo del correo electrónico lo cieguen ante sus deficiencias.

  • 02

    Hazlo personal

    Mujer leyendo una carta de agradecimiento personal.

    Personalice su carta de agradecimiento con el nombre del donante (revise la ortografía y nunca llame a una Sra. A Sr.) y escriba directamente a la persona. Los nombres de pila son poderosos.

    Lo que funciona para una carta de recaudación de fondos también funciona para una carta de agradecimiento. Por ejemplo, use pronombres personales, como "usted", "nosotros" y "yo".

    Incluya información sobre el donante, por ejemplo, durante cuánto tiempo ha sido un donante, o sobre el hecho de que haya disfrutado de verlos en el último evento. Quizás el donante haya recibido un premio o haya conseguido una promoción. Siéntase libre de agregar algo al respecto a su carta.

    Un buen sistema de registros de donantes será su mejor amigo cuando se trata de este nivel de personalización. La mayoría de los sistemas, incluso los de bajo costo, tienen la capacidad de capturar información actual sobre sus donantes.

    ¿Cuándo dieron por última vez? ¿Se han ofrecido como voluntarios? ¿Cuándo fue la última vez que el donante tuvo contacto con su organización y cuál fue la naturaleza de esa interacción?

    Si se trata de un donante por primera vez, envíe un paquete de bienvenida e invítelo a suscribirse para recibir boletines y anuncios.

    Si agradece a un donante de mucho tiempo, considere una nota manuscrita en lugar de una carta formal u otra forma creativa de agradecer.

  • 03

    Coordinarlo con temas de campaña

    Rompecabezas de piezas que se juntan.

    Coordine el agradecimiento con el llamamiento o la campaña que trajo la donación.

    Redacte una plantilla para una carta de agradecimiento cuando escriba sus materiales de recaudación de fondos. Piense en ello como parte de su paquete de campaña. Si la donación es en respuesta a algún otro estímulo, tal vez un evento que haya organizado, relacione la carta con ese evento.

    El círculo completo de vuelta a la apelación mejora la rigidez del nombre de su organización en la mente del donante. También es tranquilizador para el donante.

    Si la donación responde a una apelación por correo electrónico en particular, desarrolle una página de destino posterior a la donación en su sitio web específicamente para esos donantes.

    Lo genérico está fuera. La especificidad a lo que vio el donante que lo obligó a dar es una obligación. Por ejemplo, si un donante donó para ayudar a las víctimas de un terremoto, asegúrese de que su agradecimiento se refiera a esa situación.

  • 04

    Use historias para conectar a los donantes con los resultados

    Chico en capa, como un superhéroe, parado frente a un tablero negro con el dibujo del castillo en él

    Ayudar a los donantes a visualizar cómo se gastó su dinero. La mejor manera de hacerlo es contar una historia sobre una persona en particular que recibió ayuda de la donación. La historia no necesita ser terriblemente larga. Solo unas pocas frases y el uso del nombre de una persona pueden ser suficientes para despertar empatía en el donante.

    Haz de tu donante el héroe de esas historias. Él o ella hizo posible esa historia. Mantenga un inventario de historias sobre las cosas buenas que su caridad logra. luego configure bloques de copias utilizando esas historias y colóquelas en sus cartas de agradecimiento según corresponda.

    Cambiar las historias con frecuencia mantendrá sus cartas frescas y facilitará el envío de muchas cartas sin tener que hacer que cada una de ellas sea completamente nueva.

    Incluso si atiende a personas que se encuentran en situaciones delicadas y necesita proteger sus identidades, hay formas de contar sus historias sin comprometer su privacidad.

  • 05

    Haga que una persona real firme sus cartas

    Una persona firmando una carta de agradecimiento.

    Evite las firmas digitales a menos que esté enviando miles de cartas a la vez. Incluso entonces, reserve cartas que vayan dirigidas a los donantes que hagan donaciones significativas para su director ejecutivo, el presidente de la junta o un presidente voluntario de recaudación de fondos para que firmen. Use sellos de primera clase reales para estas letras.

  • 06

    Agregar una nota personal, escrita a mano

    Voluntarios que escriben notas de agradecimiento a los donantes, sentados alrededor de una mesa grande

    Si corresponde, pídale al Director Ejecutivo o al Presidente de la Junta que agregue una nota personal a la carta. Los donantes de larga data que pueden conocer su ED o los miembros de la junta lo encuentran especialmente gratificante.

    Mencionar un evento reciente al que asistió el donante recordará al donante una experiencia agradable y agregará autenticidad a la nota. Considere tener una fiesta de redacción de notas con voluntarios que puedan escribir notas en cartas o adjuntar notas post-it con mensajes escritos a mano.

  • 07

    Incluir un sobre de respuesta

    Cartas en un estante que lee.

    No recomiendo pedir otra donación en una carta de agradecimiento. Honestamente, eso apaga a la gente más de lo que piensas. Sin embargo, el solo hecho de incluir un sobre de respuesta podría recordar al donante que las donaciones futuras son bienvenidas.

    Muchos donantes guardan estos sobres y los usan para un regalo más tarde... o incluso de inmediato. Andrew Olsen de Fundraising Fundamentals está entusiasmado con la inclusión de sobres de respuesta en las cartas de agradecimiento. Él ha descubierto que las organizaciones benéficas que utilizan esta táctica para los nuevos donantes tienen "tasas de conversión de segundo regalo que son entre 8% y 12% más altas que las organizaciones que no las incluyen".

  • 08

    Use la Carta como Recibo de Impuestos

    Ilustración de un recibo de impuestos para una donación caritativa.

    Su donante gracias también puede ser un recibo. Debe proporcionar un recibo anual para fines fiscales si un donante otorga $ 250 o más, y puede incluir esa divulgación con esta carta.

    Las cartas de agradecimiento de hoy generalmente incluyen las revelaciones adecuadas cada vez que un donante da, ya sea en línea, por cheque o mediante donaciones mensuales.

    También es una buena práctica proporcionar un resumen de las donaciones para el año al comienzo del próximo año, justo en el momento en que los donantes normalmente preparan sus declaraciones de impuestos. Solo recuerda que un recibo no es un agradecimiento. El recibo debe ser una parte menor de la carta.

  • 09

    Invitar a más participación

    Dos personas mirando un telefono

    Siempre es bueno incluir una invitación para visitar su agencia y ver su trabajo de primera mano.

    En el mundo de hoy, donde podría estar solicitando donaciones de personas de todo el mundo, el compromiso se puede lograr a través de las redes sociales. Anime a su donante a seguir a su organización en Facebook y Twitter o en cualquier otra red social en la que participe.

    Dado que no hay hipervínculos en una carta enviada por correo, proporcione la dirección de su sitio web y luego asegúrese de que los botones de las redes sociales sean fáciles de encontrar.

    Incluya una invitación explícita para visitar el sitio web y haga clic en esos botones y para suscribirse a su boletín de correo electrónico u otras comunicaciones. Los íconos de los medios sociales son algunos de los elementos más importantes en el sitio web de su organización benéfica.

  • 10

    Añadir un PostScript y proporcionar información de contacto

    Cerca de las manos escribiendo una carta de agradecimiento

    Sasha Bell / Getty Images

    Todos somos skimmers. Es por eso que la mayoría de nosotros leemos la parte superior de una carta y luego saltamos a la P.S. Entonces podemos volver atrás y leer el resto de la carta. Los comercializadores de correo directo saben todo sobre el P.S. y siempre incluirlo. A veces tienen más de uno.

    Para obtener el P. S de una carta de agradecimiento, es posible que desee volver a consultar la historia que proporcionó ("Michael y Jane están seguros y contentos por usted") o poner información de contacto importante allí.

    Los donantes deben tener el nombre, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de alguien de la organización con quien puedan comunicarse si tienen preguntas. El servicio al cliente es tan importante para las organizaciones sin fines de lucro como para las empresas, así que facilite que un donante encuentre una persona real en caso de que tenga un problema.


  • Vídeo Del Autor: Como hacer una carta de agradecimiento

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